爲(wéi / wèi)什麽我們需要(yào / yāo)GTD

很多人(rén)終日忙忙碌碌，大(dà)腦的(de)存儲空間早已不(bù)堪重負。他(tā)們時(shí)常感到(dào)心神不(bù)甯、坐卧不(bù)安、執行能力減弱，這(zhè)是(shì)因爲(wéi / wèi)在(zài)他(tā)們内心深處，超負荷的(de)精神負擔無時(shí)無刻不(bù)在(zài)侵擾他(tā)們的(de)注意力。

我目前的(de)工作狀态，比起上(shàng)面描述的(de)場景，簡單了(le／liǎo)很多，不(bù)過由于(yú)我所從事的(de)是(shì)互聯網技術領域的(de)運維工作，涉及到(dào)的(de)技術面比較多，問題也(yě)比較雜，相關的(de)、不(bù)相關的(de)問題都會找上(shàng)門來(lái)。再加上(shàng)我有項目管理的(de)職責，很多工作要(yào / yāo)不(bù)斷組織推進，不(bù)斷做出(chū)決定，如果一直猶豫不(bù)決，或者忘記了(le／liǎo)這(zhè)件事情的(de)存在(zài)，工作就(jiù)會越來(lái)越被動。我之(zhī)前一直在(zài)不(bù)斷尋找趁手的(de)項目管理工具，希望借助工具來(lái)提高項目協作的(de)效率，後來(lái)我慢慢發現，對于(yú)10人(rén)以(yǐ)下的(de)項目來(lái)講，用一個(gè)在(zài)線的(de)Excel做一個(gè)完整的(de)WBS（結構良好的(de)工作清單），就(jiù)能解決我現階段的(de)大(dà)部分問題，而(ér)我真正需要(yào / yāo)的(de)，是(shì)如何在(zài)如何把衆多雜亂的(de)任務有效地(dì / de)組織起來(lái)，高效地(dì / de)完成、分配、跟進他(tā)們，從而(ér)提升整體的(de)掌控感，最終，我選擇了(le／liǎo)GTD工作法。

我決定要(yào / yāo)開始GTD的(de)時(shí)候，我學習的(de)所有理念和(hé / huò)方法論都是(shì)來(lái)自一本書，書的(de)英文名字叫做《Getting Things Done》，作者是(shì)美國(guó)作家David Allen，從2002年出(chū)版以(yǐ)來(lái)一直暢銷至今，GTD還成了(le／liǎo)一個(gè)專屬名詞。本書的(de)中文版名字叫做《搞定》，書名俗了(le／liǎo)些，書中的(de)内容大(dà)量重複，車轱辘話說(shuō)來(lái)說(shuō)去，中文翻譯的(de)也(yě)不(bù)怎麽樣，總之(zhī)，在(zài)我看來(lái)這(zhè)是(shì)一本不(bù)容易讀的(de)書。不(bù)過畢竟它暢銷了(le／liǎo)近20年，内容還是(shì)非常有價值的(de)，并且放在(zài)今天依然非常有價值。更重要(yào / yāo)的(de)是(shì)，我不(bù)僅讀完了(le／liǎo)，還實踐了(le／liǎo)，算是(shì)不(bù)十分徹底地(dì / de)GTD了(le／liǎo)一把，效果比較滿意，并且我認爲(wéi / wèi)，GTD了(le／liǎo)以(yǐ)後，可能再也(yě)回不(bù)去了(le／liǎo)。

GTD是(shì)什麽

有人(rén)覺得GTD是(shì)時(shí)間管理的(de)方法，我覺得GTD并沒有管理時(shí)間，而(ér)是(shì)管理的(de)自己，并且我從來(lái)不(bù)認爲(wéi / wèi)時(shí)間是(shì)可以(yǐ)管理的(de)。還有些人(rén)覺得GTD就(jiù)是(shì)列個(gè)清單，其實這(zhè)個(gè)理解是(shì)不(bù)準确的(de)。下面先簡單說(shuō)說(shuō)我所理解的(de)GTD，GTD主要(yào / yāo)包含以(yǐ)下三步

第一步，收集

收集就(jiù)是(shì)寫下你所有未完成的(de)事情，不(bù)依靠大(dà)腦，清空你的(de)大(dà)腦。

先來(lái)看一個(gè)定義，作者是(shì)這(zhè)樣定義“材料”（stuff）的(de)：

進入你的(de)精神或現實世界中但尚未找到(dào)歸屬的(de)任何事情，你尚未确定它對你的(de)真正意義、預期結果和(hé / huò)下一步具體行動的(de)所有事情。對很多人(rén)來(lái)說(shuō)，他(tā)們的(de)組織整理系統沒有發揮應有的(de)功效，原因在(zài)于(yú)沒有首先完成對“材料”的(de)轉化。隻要(yào / yāo)它們還保持着“材料”的(de)身份，人(rén)們便無法加以(yǐ)控制。我們需要(yào / yāo)把收集和(hé / huò)積累的(de)所有“材料”都轉化成包含重要(yào / yāo)行動、項目和(hé / huò)有用信息的(de)明确清單。

收集需要(yào / yāo)做的(de)是(shì)，拿出(chū)筆和(hé / huò)紙，或者坐到(dào)電腦前，梳理出(chū)你腦子(zǐ)裏的(de)所有“材料”，像倒垃圾那樣全都寫出(chū)來(lái)。現在(zài)的(de)、以(yǐ)後的(de)、某一時(shí)間的(de)、大(dà)的(de)、小的(de)、不(bù)大(dà)不(bù)小的(de)，等等。這(zhè)時(shí)候你不(bù)要(yào / yāo)考慮如何去解決他(tā)們，僅僅是(shì)寫出(chū)來(lái)你的(de)腦子(zǐ)裏到(dào)底都存放了(le／liǎo)些什麽事情就(jiù)可以(yǐ)了(le／liǎo)，越全面越好。這(zhè)本書把記錄這(zhè)些材料的(de)地(dì / de)方叫做工作籃(in_basket)，有些地(dì / de)方叫做收件箱(in_box)，說(shuō)的(de)都是(shì)一個(gè)東西。工作籃是(shì)一個(gè)臨時(shí)存儲材料的(de)地(dì / de)方，這(zhè)裏面的(de)事情跟垃圾桶其實差不(bù)太多，事情雜亂地(dì / de)列在(zài)一起，沒有歸類，沒有輕重緩急。

收集的(de)主要(yào / yāo)任務就(jiù)是(shì)清空你的(de)大(dà)腦，把所有信息保存在(zài)你的(de)大(dà)腦之(zhī)外。據說(shuō)有些CEO之(zhī)類的(de)企業高管，光是(shì)梳理這(zhè)一步，都要(yào / yāo)進行十幾個(gè)小時(shí)，能梳理出(chū)來(lái)幾百件任務。我大(dà)概梳理了(le／liǎo)半個(gè)小時(shí)，有60個(gè)左右的(de)任務。你可以(yǐ)盡量去清空你的(de)大(dà)腦，但是(shì)不(bù)用太擔心會有遺漏，因爲(wéi / wèi)清空大(dà)腦是(shì)一個(gè)持續的(de)過程，後面還會定期進行回顧，這(zhè)時(shí)候你如果想起來(lái)什麽事情了(le／liǎo)，可以(yǐ)繼續放到(dào)工作籃中。

大(dà)腦不(bù)善于(yú)記憶東西，硬讓它記憶的(de)話，不(bù)僅效果不(bù)好，還會增加它的(de)負擔。所以(yǐ)，有效的(de)收集，要(yào / yāo)記錄下大(dà)腦中所有懸而(ér)未決的(de)事情，最好隻記錄在(zài)一個(gè)可靠的(de)地(dì / de)方，可以(yǐ)是(shì)一個(gè)本子(zǐ)，或者一個(gè)互聯網app。還有一個(gè)重要(yào / yāo)的(de)點就(jiù)是(shì)，要(yào / yāo)定期清空它，下一步“理清”就(jiù)是(shì)爲(wéi / wèi)了(le／liǎo)清空工作籃。

第二步，理清

理清就(jiù)是(shì)思考工作籃中每件事情的(de)意義，然後明确下一步的(de)行動是(shì)什麽。立刻完成，或者立刻分配給别人(rén)，或者放到(dào)某個(gè)下一步行動清單中，又或者直接把它丢到(dào)垃圾箱，不(bù)做任何處理。明确了(le／liǎo)下一步行動，就(jiù)可以(yǐ)把任務從工作籃中删除了(le／liǎo)。

這(zhè)一步的(de)着眼點在(zài)思考下一步的(de)行動上(shàng)，它會引導你思考你對每件事情期望實現的(de)結果是(shì)什麽，你下一步的(de)行動是(shì)什麽。隻有行動起來(lái)，才能引導事情朝着自己預期的(de)方向發展，才能逐步緩解壓力。

你要(yào / yāo)對工作籃中的(de)每件事情做出(chū)判斷：

1、判斷你需要(yào / yāo)不(bù)要(yào / yāo)做出(chū)行動，如果不(bù)需要(yào / yāo)，就(jiù)放到(dào)備忘錄中或者直接丢棄掉。否則進入下一步

2、如果需要(yào / yāo)行動，那就(jiù)考慮一下是(shì)自己來(lái)做還是(shì)分配給别人(rén)來(lái)做，如果是(shì)後者，那就(jiù)立刻分配出(chū)去，講清楚期望的(de)結果并約定好完成時(shí)間，然後讓這(zhè)件事情進入等待清單中并在(zài)合适的(de)時(shí)間提醒自己繼續關注它。否則進入下一步。

3、如果事情需要(yào / yāo)自己來(lái)做，并且在(zài)兩分鍾内就(jiù)能解決，那就(jiù)立刻行動，完成它，從而(ér)讓這(zhè)個(gè)任務完成掉。否則進入下一步。

4、如果需要(yào / yāo)自己來(lái)做，并且兩分鍾之(zhī)内完成不(bù)了(le／liǎo)，那就(jiù)放到(dào)對應的(de)下一步行動清單中，并且設置好任務的(de)截止時(shí)間或開始行動的(de)時(shí)間。

書中作者給出(chū)了(le／liǎo)一個(gè)流程圖

對工作籃中的(de)每件事情重複這(zhè)個(gè)過程，最終清空工作籃，這(zhè)時(shí)候你會得到(dào)了(le／liǎo)一個(gè)等待清單和(hé / huò)若幹個(gè)下一步行動計劃，這(zhè)些行動計劃可能會被分門别類地(dì / de)存儲到(dào)不(bù)同的(de)清單中，每個(gè)清單可能對應一個(gè)項目。

這(zhè)一步有一個(gè)誤區就(jiù)是(shì)，将工作籃中的(de)任務放到(dào)了(le／liǎo)不(bù)同的(de)清單中，但是(shì)清單中的(de)内容是(shì)一件件事務，或者是(shì)前面所說(shuō)的(de)材料，而(ér)不(bù)是(shì)下一步行動。從事務到(dào)行動的(de)過程，需要(yào / yāo)消耗大(dà)腦的(de)很多能量才能完成，這(zhè)個(gè)過程最好不(bù)要(yào / yāo)重複地(dì / de)做。拖延症的(de)産生，和(hé / huò)這(zhè)個(gè)有直接的(de)關系，拖延的(de)人(rén)也(yě)知道(dào)自己有一堆事務要(yào / yāo)處理，但是(shì)始終沒有做出(chū)下一步行動計劃。

第三步，回顧

回顧就(jiù)是(shì)定期回顧你的(de)清單裏面的(de)每件事情，看看它們目前的(de)狀态是(shì)怎麽樣的(de)，是(shì)進行中，還是(shì)未啓動。對于(yú)進行中的(de)任務，看看他(tā)們有沒有按照你的(de)預期在(zài)進行，有沒有遇到(dào)新的(de)問題。對于(yú)未啓動的(de)任務，看看是(shì)不(bù)是(shì)因爲(wéi / wèi)某些條件一直不(bù)具備（然後聚焦到(dào)這(zhè)些條件上(shàng)），還是(shì)自己的(de)拖延症又出(chū)來(lái)搗亂了(le／liǎo)，又或者這(zhè)個(gè)任務其實沒有必要(yào / yāo)開始而(ér)是(shì)應該被扔到(dào)垃圾桶裏。對于(yú)沒有下一步計劃的(de)事項，要(yào / yāo)嘗試做出(chū)下一步行動計劃，等等。

定期回顧不(bù)僅可以(yǐ)更好地(dì / de)完成任務，還可以(yǐ)以(yǐ)更高的(de)視角去思考任務對你的(de)意義。

我的(de)GTD心得

以(yǐ)上(shàng)三步都是(shì)一個(gè)持續的(de)過程，對于(yú)工作來(lái)講，你随時(shí)都可能會有新的(de)任務進來(lái)，你就(jiù)需要(yào / yāo)随時(shí)收集。如果每次隻來(lái)一兩個(gè)任務，你可以(yǐ)連收集帶理清一塊做了(le／liǎo)，立刻完成或者立刻做出(chū)下一步行動計劃，然後放到(dào)對應的(de)下一步行動清單中。有時(shí)候開會或讨論的(de)時(shí)候，會一下子(zǐ)産生很多想法或靈感，你可以(yǐ)先把這(zhè)些想法都收集起來(lái)，記錄到(dào)電腦裏或者一個(gè)小本本上(shàng)，事後專門找個(gè)時(shí)間一件一件地(dì / de)理清它。

我有一個(gè)習慣，就(jiù)是(shì)每天下班前要(yào / yāo)理清當天的(de)所有任務，清空工作籃，清空大(dà)腦，然後輕輕松松地(dì / de)下班回家，享受無壓力的(de)生活。事情都被安排好了(le／liǎo)（至少你認爲(wéi / wèi)已經安排好了(le／liǎo)），他(tā)們就(jiù)不(bù)會時(shí)不(bù)時(shí)在(zài)你的(de)大(dà)腦裏閃現出(chū)來(lái)，擾亂你平靜的(de)生活了(le／liǎo)。

持續回顧也(yě)是(shì)至關重要(yào / yāo)的(de)。我每天早上(shàng)九點半和(hé / huò)團隊一起開會，開會之(zhī)前我會花兩三分鍾快速回顧一下我近兩天的(de)行動計劃，這(zhè)個(gè)過程就(jiù)像我把昨天下班前從大(dà)腦裏dump出(chū)來(lái)的(de)東西又重新加載回了(le／liǎo)我的(de)大(dà)腦，讓我一下子(zǐ)從平靜的(de)生活狀态過渡到(dào)忙碌的(de)工作狀态，不(bù)至于(yú)在(zài)早會上(shàng)大(dà)腦一片空白或者斷篇。

我也(yě)在(zài)培養自己每周對所有任務進行回顧的(de)習慣，剛開始做這(zhè)個(gè)時(shí)，花的(de)時(shí)間可能會長一點。

我認爲(wéi / wèi)GTD不(bù)僅可以(yǐ)提高工作效率和(hé / huò)産出(chū)，還可以(yǐ)平衡工作于(yú)生活，因爲(wéi / wèi)工作無形中擠占了(le／liǎo)過多生活的(de)時(shí)間，導緻我們對生活的(de)思考也(yě)變少了(le／liǎo)，而(ér)GTD至少可以(yǐ)在(zài)遇到(dào)生活中的(de)問題時(shí)引導你快速做出(chū)下一步的(de)決定，這(zhè)個(gè)決定會被記錄下來(lái)，并且還帶上(shàng)了(le／liǎo)一個(gè)截止日期，這(zhè)就(jiù)像自己做出(chū)的(de)承諾已經被記錄在(zài)案了(le／liǎo)，就(jiù)隻剩下去做了(le／liǎo)。這(zhè)個(gè)下一步計劃會被一遍一遍地(dì / de)回顧，直到(dào)被完成。

清空大(dà)腦可以(yǐ)讓我有一個(gè)不(bù)錯的(de)節奏，按照這(zhè)個(gè)節奏，我可以(yǐ)讓工作與生活在(zài)一定程度上(shàng)的(de)達到(dào)一種平衡狀态。持續回顧讓我獲得了(le／liǎo)一種掌控感，讓我越來(lái)越自信了(le／liǎo)。不(bù)斷思考下一步的(de)行動是(shì)什麽，讓我發生了(le／liǎo)一些看似微妙、實則影響深遠的(de)改變，可能連現在(zài)的(de)自己都沒有意識到(dào)這(zhè)種影響對我有多麽深遠，戰勝拖延症、積極的(de)思想、突破自我設限、讓家人(rén)感到(dào)可依賴，等等，這(zhè)些在(zài)以(yǐ)前看來(lái)都是(shì)很難的(de)事情，現在(zài)卻被順便解決了(le／liǎo)。

關于(yú)工具的(de)選擇

GTD方法需要(yào / yāo)依賴一個(gè)清單工具，我之(zhī)前用過滴答清單，好像挺好用的(de)，前幾天體驗了(le／liǎo)一把ominifocus，功能确實強大(dà)，不(bù)過太貴了(le／liǎo)，并且mac和(hé / huò)iPhone的(de)客戶端需要(yào / yāo)單獨付費，我也(yě)就(jiù)放棄了(le／liǎo)。最終，我選擇了(le／liǎo)蘋果系統自帶的(de)一個(gè)名叫“提醒事項”的(de)應用，使用起來(lái)極其簡單，功能又極其強大(dà)，iPhone端和(hé / huò)mac端可以(yǐ)借助icloud自動同步。

清單工具需要(yào / yāo)具備的(de)最基本的(de)功能包括：

1、可以(yǐ)創建清單，來(lái)聚合一組事項。

2、任務可以(yǐ)設置提醒時(shí)間，并且到(dào)時(shí)間了(le／liǎo)以(yǐ)後可以(yǐ)穩定地(dì / de)收到(dào)通知。

3、跨平台，支持同時(shí)在(zài)手機和(hé / huò)電腦端操作，并且數據自動同步。

我認爲(wéi / wèi)一個(gè)好的(de)GTD工具，具備以(yǐ)下特點：

1、清單可以(yǐ)進一步分組聚合，這(zhè)樣可以(yǐ)把同類的(de)清單放在(zài)一起。

2、任務可以(yǐ)設置多個(gè)子(zǐ)任務，子(zǐ)任務也(yě)支持備注、提醒等功能。一個(gè)大(dà)任務可以(yǐ)像項目一樣拆分爲(wéi / wèi)多個(gè)子(zǐ)任務。

3、可以(yǐ)跨清單查看任務事項，例如：查看今日事項，查看所有已計劃的(de)事項，查看星标事項，查看所有事項等。

4、支持創建标簽并通過标簽關聯不(bù)同清單中的(de)任務事項，這(zhè)樣可以(yǐ)多維度組織和(hé / huò)管理任務事項。

5、标簽支持像腦圖那樣分解，并且選中上(shàng)級标簽後，會同時(shí)顯示所有下級标簽對應的(de)任務事項，onimifocus做到(dào)了(le／liǎo)這(zhè)個(gè)。舉例例子(zǐ)，你有一個(gè)标簽是(shì)“朋友”，朋友裏面可以(yǐ)細分出(chū)朋友A和(hé / huò)朋友B，你可以(yǐ)隻看朋友A相關的(de)事項或者隻看朋友B相關的(de)事項，你也(yě)可以(yǐ)選擇查看朋友這(zhè)個(gè)标簽下的(de)所有标簽對應的(de)所有事項，就(jiù)是(shì)所有朋友的(de)事項。

工具隻是(shì)輔助手段，重要(yào / yāo)的(de)還是(shì)要(yào / yāo)理解GTD的(de)思想并踐行，養成一種習慣。

讓我們一起GTD吧。

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